Gestão de folha de pagamento online: é seguro?

A folha de pagamento online é mais uma das melhorias que a tecnologia traz para o RH, entretanto, ainda gera dúvidas. Essa é uma das mudanças que pode ser um grande diferencial para maior agilidade e eficiência no setor de gestão de pessoas, nesse artigo falaremos tudo sobre folha de pagamento online.

O que é a folha de pagamento online?

A folha de pagamento online é o resultado de um processo automatizado para cálculo e pagamento dos salários dos colaboradores. O funcionário acessa sua folha de pagamento por meio de sistemas web ou aplicativos, mantendo a segurança do que os modelos impressos.

A folha de pagamento é um documento previsto na CLT que informa ao funcionário todos os detalhes de sua remuneração no mês, as horas trabalhadas, descontos, DSR (Descanso semanal remunerado), FGTS (Fundo de garantia por tempo trabalhado), Imposto de Renda e diversas outras questões. Em resumo, a folha de pagamento informa o salário bruto, líquido, descontos, adicionais e benefícios, tudo para demonstrar que a empresa está realizando a remuneração em conformidade com a lei trabalhista.

Quando falamos de folha de pagamento online é sobre um sistema que realiza todos esses cálculos de forma automatizada. Dados de horas trabalhadas são integrados pelo ponto eletrônico e as regras de negócio para pagamentos e descontos são pré-cadastradas. O sistema é preparado para entender quais descontos deve aplicar, os adicionais, valores de horas extras e demais dados que impactam no pagamento do funcionário. Tudo isso gera informações para o financeiro realizar pagamentos e emitir o documento que o funcionário recebe.

Vantagens da folha de pagamento online?

A folha de pagamento online possui vantagens para a empresa e os funcionários, confira:

Assertividade: Provavelmente, a maior dor de cabeça do RH é quando algum pagamento sai errado, nessa situação o funcionário se estressa, é uma burocracia para corrigir e põe em risco a conformidade jurídica da empresa. Com a folha de pagamento online a chance de erros é praticamente zero. Erros humanos são comuns, praticamente inevitáveis quando falamos da complexidade que é a folha de pagamento, automatizar o processo evita que isso ocorra, para a equipe de rh basta parametrizar o sistema e realizar conferências após.

Eficiência do RH: O setor de recursos humanos envolve uma série de demandas, para tudo ao final do mês para calcular folha de pagamento pode ser crítico. A folha de pagamento online reduz o tempo aplicado no período de fechamento de ponto, dependendo da quantidade de funcionários, tudo pode ser resolvido em menos de um dia. Isso tudo garante para o RH mais tempo para aplicar em demandas dos funcionários, bem-estar do ambiente de trabalho e análise de dados, para se tornar um setor mais estratégico.

Compliance Trabalhista: A compliance trabalhista é manter todos os processos da empresa em conformidade com a legislação, considerando leis temporárias, acordos e convenções trabalhistas, regras municipais e exigências de cada profissão. Na folha de pagamento temos um resumo de tudo isso, diferentes percentuais de horas extras, descontos, banco de horas e muitas outras questões que possuem muitas variáveis, para gerenciar tudo isso com precisão o ideal é uma folha de pagamento online.

Folha de pagamento online é segura?

A folha de pagamento online tem o mesmo nível de segurança do manual, basta entender os requisitos e solicitá-los ao fornecedor do sistema escolhido. A CLT fala sobre comprovante de pagamento no artigo 464:

Art. 464 - O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)

Ou seja, a impressão da folha de pagamento com todos os detalhes não é obrigatória, basta um recibo de depósito, entretanto, dar para o funcionário essa informação é de extrema importância. O documento de espelho de ponto, com as horas trabalhadas, deve ser cedido ao funcionário, geralmente, a folha de pagamento é entregue no mesmo momento.

Outro cuidado necessário para a segurança na folha de pagamento online é a proteção de dados pessoas, cumprimento da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), pois é um processo que trata de dados sensíveis, como a remuneração. É necessário ter acessos limitados, informações anonimizadas e outros requisitos tecnológicos que protejam contra invasões.

Como implementar uma folha de pagamento online?

Para implementar uma folha de pagamento online é necessário encontrar um bom fornecedor, para isso temos algumas dicas:

• Entenda seu processo de folha de pagamento, as variáveis, descontos, benefícios, extras e tudo o que pode impactar no salário dos funcionários;

• Encontre fornecedores que cumpram com esses requisitos e possibilitem flexibilidades, para casos de mudanças;

• Faça testes, conhecendo o sistema e comparando com o cálculo manual;

• Veja a forma de emissão do documento final para o funcionário, entenda como cada acessa o arquivo e se é fácil.

Ponto Eletrônico e folha de pagamento online

O ponto eletrônico é primordial para uma boa gestão de folha de pagamento online, são processos complementares e sua automação devem estar interligadas. Por isso, escolha um sistema de ponto eletrônico que garante segurança no processo e integração com o sistema de folha, como o Ponto Soft.

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