Ponto Eletrônico é obrigatório?
O Ponto eletrônico é a melhor forma de realizar a gestão de frequência dos funcionários, entretanto, muitas empresas ficam na dúvida se essa é a opção obrigatória ou não. Além disso, ainda existe a dúvida de qual a forma de marcação que deve ser escolhida para que exista a adequação legal.
Por lei, o Ponto Eletrônico não é obrigatório para o controle de ponto dos funcionários, mas na prática, é a maneira mais segura e indicada. O livro ponto, relógio cartográfico e cartão ponto ainda podem ser utilizados, entretanto, não são ideais.
Por isso, nesse artigo vamos explicar o que a lei diz sobre as formas de marcação de ponto e algumas dicas para você escolher o melhor para sua empresa!
Lei do controle de ponto
O controle de ponto tem suas regras no Artigo 74 da CLT e na Portaria 671 de 2021 do MTP. A CLT define quais empresas são obrigadas a realizarem esse controle, já na portaria estão as formas para realizar.
O texto da CLT na íntegra diz o seguinte:
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 1º (Revogado). (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
Em resumo, todas as empresas que possuem mais de 20 funcionários devem realizar o controle de ponto pela anotação do horário de entrada e saída. Para os funcionários remotos, se deve ter uma forma de registro que esteja junto com eles, além disso, as empresas também podem utilizar o ponto por exceção.
Como vimos, a CLT cita a possiblidade de coletar os registros de forma manual, mecânica ou eletrônica. Ou seja, o ponto eletrônico não é a opção obrigatória por lei.
Na portaria 671 temos as regras para todas essas formas de marcação de ponto na seção IV.
Começamos com o Ponto Eletrônico, que é a opção com mais possibilidades de soluções e especificações. Tudo isso segue alguns princípios gerais, que são:
Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I - restrições de horário à marcação do ponto;
II - marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 - CLT;
III - exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV - existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
As empresas que utilizam o ponto eletrônico dispõem de 3 opções de sistemas:
Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:
I - sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional - REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
II - sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo - REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
III - sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa - REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
Parágrafo único. Coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares) capazes de receber e transmitir para o REP-P as informações referentes às marcações de ponto.
Cada uma dessas formas de coleta e programa de tratamento possui requisitos específicos, que em resumo são:
REP-C: Certificado do INMETRO, homologação pelo MTP, emissão de comprovante e AFD, memória de trabalho e memória fiscal.
REP-A: Autorização mediante negociação com sindicato e emissão do AFD.
REP-P: Registro no INPI, emissão de comprovante e AFD com assinatura digital.
PTRP: Geração do espelho ponto e emissão do AEJ.
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Na portaria 671 também estão as regras para o registro manual:
Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT
Além do registro mecânico:
Art. 94. O registro mecânico deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, registrada por processo mecânico que consigne as marcações de ponto de forma impressa e indelével, em cartão individual, sendo permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Escolha a melhor forma de controle de ponto para sua empresa!
Agora que você já sabe o que a lei diz sobre gestão de frequência de funcionários, é a hora de decidir qual a forma mais adequada para sua empresa. O principal aqui é optar por algo que mantenha a segurança da empresa, o processo de fechamento de ponto ágil e a transparência para o funcionário.
Por isso o Ponto Eletrônico é a melhor forma de controle de ponto, pois permite mais segurança, agilidade e transparência no processo. Nessa forma é possível utilizar os relógios eletrônico de ponto convencional ou também aplicativos ou soluções web, tudo isso com integração em tempo real com o sistema de tratamento que vai emitir o espelho de ponto e enviar os dados para a folha de pagamento. Ou seja, o resultado é um trabalho mais automatizado com aproveitamento de tempo dos funcionários de rh, mantendo a transparência com o funcionário.
Imagine utilizar uma forma manual ou mecânica de registro de ponto, na qual toda vez que o setor de rh precisar fechar o ponto dos funcionários (o que ocorre todo mês) digitar registro por registro em um sistema para emitir o espelho de ponto e a folha de pagamento. Além de todo esse trabalho manual, ambas as formas são passíveis de fraudes, sem a possibilidade de auditorias.
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