Como ter segurança jurídica no Ponto Eletrônico?

O controle de ponto dos funcionários é um processo delicado e importante, que necessita de atenção para diversas questões de segurança jurídica e adequação legal. Tudo isso implica na escolha da forma de registro de ponto a ser utilizada e, principalmente, no sistema de tratamento dessas marcações.  

Todo esse cuidado é necessário pois o controle de ponto possui definição legal e as empresas têm obrigações em relação a isso. Ao descumprir qualquer obrigação imposta, seja pela legislação geral ou por acordos e convenções, a empresa se coloca em risco. Por fim, as empresas devem ter proteção contra fraudes de pontem, além também terem a capacidade de se defender nos casos de reclamatórias jurídicas, tudo isso é possível com o ponto eletrônico.  

Como funciona o Ponto Eletrônico?  

O controle de frequência é obrigatório para empresas que possuam mais de 20 funcionários, conforme artigo 74 da CLT. O Ponto Eletrônico é a opção mais adequada e utilizada para a gestão de ponto, justamente pelas questões de segurança, além de agilidade e facilidade.  

Com o Ponto Eletrônico, os funcionários fazem o registro por meio de aplicativos, equipamentos ou sistemas e todas as marcações são integradas no sistema de tratamento, lá são realizadas as configurações para apuração das horas trabalhadas, horas extras, banco de horas e, por fim, gerar o espelho de ponto.  

Na Portaria 671/2021 do MTP define as regras para o Ponto Eletrônico. Temos 3 formas de registro disponíveis, que são:

REP-C, o relógio convencional;

REP-A, equipamentos e programas liberados por acordos ou convenções coletivas;

REP-P, os programas com registro no INPI e comprovante com assinatura digital;

Todas as formas têm suas especificidades e regras, além disso temos o Programa de Tratamento de Registro de Ponto.  

Em geral, o mais necessário segundo a portaria é que o Ponto Eletrônico tenha total disponibilidade para o funcionário fazer os registros, faça a coleta das informações de forma precisa, seja transparente com o empregado e permita a extração dos dados sem alteração. Tudo isso fica de forma explicita e implícita em vários artigos da portaria, além de serem justamente o motivo que torna o ponto eletrônico a forma mais segura para gestão de frequência.  

O que é segurança jurídica no Ponto Eletrônico?  

Segurança jurídica no ponto eletrônico envolve a adequação a legislação trabalhista, mas vai além disso. São questões de ajuda no caso de processos judiciais, mecanismos para evitar fraudes, segurança da informação, evitar erros de cálculo ou pagamento e estar em conformidade com outras leis, como por exemplo a  Lei Geral de Proteção de Dados.  

As opções para coleta das marcações devem seguir essas diretrizes, mas boa parte da responsabilidade está no programa de tratamento. É no PTRP que serão realizadas as integrações, manutenções de ponto, cálculos de banco de horas, horas extras e todos os dados que vão para a folha de pagamento.  

Deve-se lembrar que, empresas sujeitas ao controle de ponto em ações trabalhistas são responsáveis por buscar as provas e realizar sua defesa.  

Quais os riscos que envolvem segurança jurídica no Ponto Eletrônico?

Empresas que utilizam o Ponto Eletrônico devem ter atenção para as questões de conformidade legal e segurança jurídica e evitar possíveis riscos, além de garantir embasamento e proteção. Isso é necessário já que é comum empresas precisaram enfrentar processos trabalhistas ou se deparam com fraudes de ponto, tudo o que é possível para evitar isso deve ser feito.  

Ao não ter cuidado com a segurança jurídica no ponto eletrônico, brechas são abertas para fraudes, como registros falsos, adicionar mais horas extras ou manipular de horários de marcação. Além disso, colaboradores podem questionar e até abrir processos cobrando a empresa sobre pagamentos referentes a banco de horas, descontos, horas extras etc.  

A empresa tem muito a perder ao ficar vulnerável à riscos, em todos os casos. Além do tempo gasto, pode haver danos à imagem da empresa e perdas financeiras. Por tudo isso, é essencial evitar possíveis fraudes e ter um cálculo transparente e seguro, além de também coletar provas e ter os históricos necessários nos casos de processos trabalhistas.  

Como ter segurança jurídica no Ponto Eletrônico?  

Já sabemos o que é a segurança jurídica no ponto eletrônico e também o quão importante ela é, mas o que precisamos saber é como conseguir identificar que as soluções contratadas estão de acordo. Por isso, fizemos uma lista de funcionalidades que vão garantir a segurança jurídica no ponto eletrônico de sua empresa.  

Acesso por usuário:

O controle do acesso por usuário responsável é de extrema importância no sistema de tratamento de ponto. Sabe-se que não é qualquer usuário que pode manipular e acessar informações do ponto dos empregados, por isso uma classificação de usuários com limites de permissões. Assim, empresas com mais de uma filial podem ter o responsável pelo controle de ponto de cada unidade consultando e modificando só as informações que são necessárias para ele, outra prática comum é ter mais de um colaborador tratando da gestão de frequência, porém com funções diferentes, o que é possível controlar pelos acessos de usuário. Isso tudo deixa a gestão de frequência adequada à Lei Geral de Proteção de Dados, além de permitir o controle de quem executou cada ação.  

Manutenção de históricos:

Os parâmetros, informações e regras do controle de ponto não são imutáveis, podem variar por mudanças na legislação ou na gestão e podem ser gerais da empresa ou para cada colaborador. O sistema de tratamento de ponto deve manter esses históricos, além de ter as datas e vigências de cada um. Exemplos comuns são mudança de cargo, troca de jornada de trabalho, mudanças nas tolerâncias de atraso ou horas extra, nova regra de apuração de horas extras, banco de horas, etc. Sabendo de tudo isso, caso seja necessário buscar informações de histórico ou fazer algum cálculo retroativo, o que é bem comum em auditorias, o sistema deve identificar e seguir o horário de trabalho de acordo com a vigência correta.  

Rastreabilidade das ações:

Identificar quem executou cada ação no controle de ponto é de extrema importância, isso é possível pela junção do controle de acesso por usuário com a manutenção de históricos. Além de exigir motivo para cada manutenção do ponto, conforme previsto na portaria 671/2021 do MTP, é necessário identificar quem realizou apurações, autorizações de banco de horas, abonos, fechamentos, etc. Tudo isso porque essa é a única forma de rastrear erros e principalmente fraudes, que infelizmente são possíveis.  

Segurança no cálculo:

A conclusão do cálculo de ponto é o objetivo principal do software de controle de frequência de funcionários, por isso requer máxima atenção na segurança jurídica. Isso significa não permitir que o espelho de ponto seja emitido e nem enviar os dados para a folha de pagamento sem ter a certeza de que está tudo justificado e concluído. Para ter essa segurança jurídica no cálculo do ponto é preciso que o sistema seja capaz de identificar inconsistências ao comparar as marcações realizadas com a jornada prevista, também solicitar o tratamento de cada inconsistência antes de enviar as apurações para o cálculo de folha. Assim se evita que pagamentos ou descontos sejam realizados de forma equivocada.  

Confiabilidade nas correções pós fechamento:

O cálculo de ponto dos colaboradores implica de forma direta na folha de pagamento e após sua conclusão, normalmente, não fica aberto a mudanças. Entretanto, pode ser necessário incluir novos dados, como comprovantes e atestados nas justificativas, ou mesmo estornos.  

Essas correções devem estar previstas no fluxo dos acertos e manutenções do ponto, que ao invés de obrigar a empresa a lidar com isso na folha de pagamento, deve permitir que as alterações sejam feitas com ressalvas. Ao alterar o cálculo de ponto que já está fechado e foi enviado para a folha, o sistema precisa identificar como estorno ou diferença a maior dos pagamentos que devem ser tratados no próximo período. Desta forma, todo o processo fica formalizado pelo sistema de controle de ponto, garantindo que tudo foi feito de forma correta.

Vamos entender melhor essa questão: imagine que um funcionário teve uma falta e não apresentou atestado para justificar até o fechamento de ponto, essas horas foram descontadas no pagamento. Porém, no início do período seguinte ele envia um atestado médico desse dia, a empresa deve adicionar esse atestado no cálculo do mês passado e justificar a falta. O software realiza o cálculo das diferenças, assim, essa informação é enviada para a próxima folha de pagamento, que emitirá o estorno para a diferença a maior e corrigirá o pagamento.  

Disponibilidade e integridade:

Essas duas questões são parte das bases da segurança de informação e devem ser priorizadas no controle de ponto. As informações de ponto devem ser armazenas de forma correta no sistema e ficarem disponíveis, sem espaço para falhas no processo. Para garantir isso, é necessário que o software esteja em uma disponibilidade confiável, principalmente cloud, além de estar em  banco de dados seguro, o que evita quedas do sistema e perda de informações.  

Adequação à legislação:

Um item clássico e que não baseia toda a segurança jurídica no ponto eletrônico,  mas ainda assim, existem diversos pontos a serem alertados. Temos a CLT e a Portaria 671/2021 do MTP como base das leis do ponto, que devem ser plenamente atendidas, principalmente pela emissão de documentos obrigatórios, como o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) emitido pelo PTRP, além de outros detalhes, como realizar e manter os registros de ponto feitos em smartphones, mesmo que estejam offline. Além disso, acordos e convenções estão previstos na legislação, que podem alterar regras de ponto definidas na CLT, o sistema de tratamento precisa estar preparado para atender cada uma dessas especificidades.  

Identificar Incidentes:

Lidar com incidentes de frequência é comum no controle de ponto, são atrasos, faltas, problemas de interjornada, etc. Esses incidentes e sua repetição não podem passar despercebidos, porque implicam na produtividade do funcionário e na adequação legal da empregadora. O período de interjornada requer muita atenção, pois deve ser de no mínimo 11 horas e é proibido bloquear o ponto de colaboradores, caso ocorra entrada nesse período, a empresa deve pagar adicionais para o empregado.  

A recorrência de interjornadas fora do período mínimo ou também o excesso de horas trabalhadas, podem gerar reclamações legais para a empresa, da mesma forma, atrasos e faltas em sequência podem sinalizar problemas com empregados. Justamente por isso, avisos sobre esses incidentes são parte da segurança legal.  

Para evitar interjornada com mais de 11 horas é possível implementar o controle de acesso integrado ao ponto, que calcula e não permite que o funcionário acesse a empresa antes do período mínimo.  

Segurança Mobile:

Os aplicativos de ponto eletrônico estão aparados pelo REP-A ou REP-P da portaria 671/2021, mas causam inseguranças para as empresas que querem utilizar essas tecnologias novas. Isso tudo porque os aplicativos podem oferecer várias funcionalidades e muitas vezes não sabemos o que é permitido ou não. O importante é lembrar que todos os aplicativos precisam respeitar a legislação para o ponto eletrônico, que demanda uma coleta precisa de marcações e não faça o bloqueio do funcionário para realizar o registro.  

Assim, os apps de registro de ponto, tanto pelo REP-P como REP-A não devem ter regras que impeçam o registro de ponto. Não é permitido configurar cercas de geolocalização para definir onde pode ou não ter marcações, a geolocalização do registro é apenas informativa e pode ser utilizada para verificar possíveis fraudes, mas nunca bloquear.  

Também não pode bloquear marcação de ponto fora do horário de trabalho estipulado para o colaborador, caso ocorra, é possível que o aplicativo identifique e gere avisos para o gestor e rh, porém nunca impedir o registro. Outra questão é o registro sem internet, os aplicativos devem coletar os registros mesmo quando o dispositivo está offline, nesse caso ele deixa as informações armazenadas e depois sincroniza.  

Proteção contra fraudes também é necessária nos aplicativos. É importante que horários de sincronização das marcações, informações de geolocalização dos registros e alertas caso o funcionário esteja marcando o ponto em um horário fora do previsto sejam armazenados. Com essas informações é possível que a gestão e o RH façam uma análise do que está acontecendo com os empregados e evitem possíveis dores de cabeça.  

Por fim, um medo comum que ocorre para o registro de ponto por aplicativo é que o funcionário pode alterar seu horário e fazer o registro para ganhar horas extras, mas já é possível evitar esse tipo de fraude.  

Agora você já está preparado para escolher uma solução de ponto eletrônico, que seja, segura e ideal para sua empresa.  

O Ponto Soft é uma solução de ponto eletrônico desenvolvida pela Insoft4, empresa com mais de 20 anos de experiência no controle de ponto. Nosso sistema já passou por auditorias fiscais e já foi utilizado como prova da adequação legal de diversas empresas clientes em defesas de reclamatórias trabalhistas.

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