Controle de ponto para o fechamento de ponto dos funcionários mais tranquilo
O fechamento de ponto parece muito simples: Verificar as marcações de ponto dos funcionários para gerar o pagamento. Entretanto, como sabemos, na prática esse processo não é nada simples, pois não depende só de cálculos e controle de ponto, mas também da cooperação de toda equipe.
Isso explica toda correria nos setores de Departamento Pessoal (DP) e Recursos Humanos (RH) durante o fechamento de ponto. O fato é que esse processo pode ser muito trabalhoso, mas existem algumas ferramentas e dicas que podem ajudar.
O que é o fechamento de ponto dos funcionários?
É considerado o fechamento de ponto todo o processo feito para entregaras informações de ponto dos funcionários que vão gerar o espelho de ponto e possibilitar o pagamento dos funcionários. Importante lembrar que o fechamento de ponto dos empregados envolve conferir e tratar ocorrências nos registros de ponto dos colaboradores, juntar atestados de faltas justificadas, e finalmente, o cálculo da jornada de trabalho dos funcionários (com todas suas variáveis).
Cada empresa tem sua forma de coleta de registros de ponto, políticas para tratar inconsistências (sejam atrasos, faltas, esquecimento da marcação), forma de envio de atestados e o conjunto de regras que geram o cálculo de horas dos funcionários. Durante o período de fechamento, o DP se depara com todos esses dados para gerar o espelho de ponto e enviar o cálculo para a folha de pagamento.
E o que significa o período de fechamento?
Já o período de fechamento é justamente o momento em que ocorre todo a entrega do cálculo de ponto dos funcionários. Começa quando o período de apuração do ponto acaba e termina quando o pagamento dos funcionários é depositado.
Antigamente ocorria de algumas empresas fecharem o ponto em períodos “quebrados”, como por exemplo do dia 26 ao dia 25, porém isso vai contra a CLT, com a chegada do E-Social essa prática foi totalmente impossibilitada. Pela legislação, o período de apuração de ponto inicia no dia 01º e vai até o último dia do mês (seja 30 ou 31).
Des forma oficial, o fechamento de ponto começa no 1º dia do mês e termina no 5º dia útil, quando devem ocorrer os pagamentos conforme a CLT:
Art. 459 § 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.
(Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
Para cumprir o prazo de pagamento, a prática em muitas empresas é começar as verificações de ocorrências e justificativas do controle de ponto na última semana do mês. Dessa forma, na prática, o período de fechamento de ponto ocupa parte da primeira e última semana do mês.
O porquê da dor de cabeça no processo
Com todas essas explicações já conseguimos ter uma noção de porque o processo de fechamento de ponto é tão delicado e corrido. Tratar justificativas, ocorrências, atestados, horas extras, cálculos e muito mais, de todos os colaboradores, sem margem para erros e em um curto espaço de tempo não é uma tarefa simples.
Esse processo afeta todas as empresas que realizam o controle de ponto dos funcionários. Obviamente, quanto mais empregados uma empresa tem, mais complicado o período de fechamento fica.
Sabendo disso, selecionamos algumas soluções que vão deixar o processo de fechamento mais tranquilo e simples:
Utilizar a tecnologia para coleta dos registros de ponto dos funcionários
No Brasil, todas empresas com mais de 20 funcionários precisam manter o registro da jornada de trabalho dos funcionários:
“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.” (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
Pela lei, é possível utilizar os relógios cartográficos ou livros ponto para realizar a anotação, mas esses meios não são nada práticos. Optar pelo Ponto Eletrônico é a opção mais funcional.
Avisos para os funcionários
Boa parte da correria do departamento pessoal no final do mês é coletar todos os atestados e tratar inconsistências, o que depende de comunicação com o colaborador. É importante que o empregado entenda que qualquer alteração nas marcações de ponto ou na jornada de trabalho dele vai refletir no seu espelho de ponto. Desta forma, ao invés do DP ficar solicitando justificativas e documentação, é mais fácil o próprio colaborador ir ao setor. Para isso, é necessário trabalhar na comunicação entre os setores, a dica é colocar avisos sobre o período de fechamento e que atestados e justificativas devem ser feitos até certa data.
Monitorar as divergências
Fazer um monitoramento das divergências evita boa parte da correria no final do mês. Ao invés de verificar as divergências do ponto, como esquecimentos, atrasos e faltas, apenas no final do mês, é indicado ir verificando ao logo do período. A frequência dessa verificação também depende da quantidade de empregados na empresa.
Descentralização
A descentralização de certos processos de fechamento de ponto descarrega o DP, principalmente em empresas que possuam diversos setores e empregados. Nesse modelo de trabalho, processos de tratamento de justificativas, ocorrências e recolhimento de atestados não ficam diretamente entre funcionário e DP, mas sim, tem a figura do gestor como intermediário.
Com as tarefas do DP descentralizadas, a responsabilidade pelo fechamento de ponto é geral! Você faz uso da ajuda de toda a equipe de gestão e funcionários para manter ae agilidade em um processo que é de interesse de toda empresa.
Sistema de Controle de Ponto
Basicamente, ter uma solução de controle de ponto é essencial para agilizar e facilitar o processo de fechamento de ponto. Um sistema de ponto eletrônico possibilita todas as ações citadas anteriormente. Suas funções são
- Automatizar a coleta de registros de ponto nos relógios e aplicativos;
- Fazer os cálculos de horas trabalhadas conforme as regras definidas pela empresa;
- Gerenciar as ocorrências;
- Fazer a gestão dos justificativas e atestados;
Utilize o Ponto Soft, um sistema com todas as funções acima e muito mais!
