Ponto eletrônico para pequenas empresas
O controle de ponto é algo presente no cotidiano das empresas. O Ponto Eletrônico é a melhor opção para realizar essa gestão, o que é indicado para empresas de qualquer tamanho, em especial, as de pequeno porte.
O pensamento de que empresas com poucos colaboradores ou regras de cálculo de ponto simples não precisam do controle de ponto eletrônico está equivocado. A agilidade e a segurança jurídica no controle de frequência dos funcionários é uma obrigação e direito para toda empresas, já que protege a empresa, além de facilitar seu dia a dia.
Sabe-se que a realidade nas pequenas empresas é diferente, geralmente o responsável pelo DP tem o acúmulo de outras funções administrativas, ou é o responsável geral pela gestão da empresa. A gestão de frequência dos funcionários, em muitas das vezes, vira uma responsabilidade da contabilidade contratada. Tudo isso faz do Ponto Eletrônico algo ainda mais importante.
O que é controle de ponto eletrônico?
A gestão de frequência dos funcionários é obrigatória por lei para empresas que tenham mais de 20 funcionários, entretanto, também é algo indicado para empresas que não possuem essa quantidade de colaboradores. Isso ocorre porque quando não existe um controle de ponto da empresa, ela não possui dados e informações para defesa em caso de reclamatórias trabalhistas.
O Ponto Eletrônico é uma opção para gestão de frequência, junto do registro mecânico e manual. A diferença é que essa é só o ponto eletrônico facilita o dia a dia da empresa e é segura contra fraudes.
No controle de Ponto Eletrônico os registros são coletados por aplicativo em celulares e tablets, sistema de computador ou relógio eletrônico de ponto. Essas marcações são tratadas por um sistema, que gera o espelho de ponto para emitir a folha de pagamento. A legislação do ponto eletrônico está na Portaria 671/2021 do MTP.
Por que utilizar o ponto eletrônico em pequenas empresas?
O Ponto Eletrônico garante confiabilidade e velocidade no controle de frequência, isso é extremamente importante para empresas pequenas. Problemas no ponto dos funcionários e fraudes, infelizmente, podem ser mais comuns que esperado, isso pode resultar desde atrasos no fechamento de ponto até processos trabalhistas.
Tempo é essencial na gestão de empresas, principalmente quando existe o acúmulo de funções na gestão. É justamente por isso que é necessário ter mais agilidade no controle de ponto. Ao ter um processo automatizado, o tempo que é gasto no controle de frequência será reduzido drasticamente. Isso porque no ponto eletrônico não há recolhimento de folha, coleta de cartões, livros, etc. Além disso, todas as manutenções, inconsistências e ocorrências já ficam previstas na solução, que avisa e auxilia o usuário do rh.
Para todas as empresas, a adequação legal e segurança jurídica em relação a legislação é uma preocupação, no caso de empresas pequenas isso é mais grave, pois podem ter maiores dificuldades para arcar com possíveis reclamatórias trabalhistas.
No controle de ponto é possível realizar auditorias, manter históricos, documentos fiscais e manter todas os dados sempre à mão, com confiabilidade. Tudo isso serve para evitar problemas que possam incidir em reclamatórias, além poder auxiliar a empresa caso ocorram processos trabalhistas.
Funcionalidades do ponto eletrônico para pequenas empresas:
Já vimos que o ponto eletrônico é uma necessidade em empresas pequenas, entretanto, algumas funcionalidades da gestão de frequência que são ideais para esse tipo de empresa.
Aplicativos de Ponto Eletrônico
Os apps de Ponto Eletrônico já são previstos na lei trabalhista e são muito úteis para empresas de pequeno porte. Para as que já possuem acordos ou convenções coletivas que regularizem o registro de ponto de formas alternativas, é possível utilizar um aplicativo para coleta de marcações, por meio de REP-A.
Empresas que não possuem essa autorização não precisam se preocupar, já que é possível utilizar pelo REP-P, que conta com emissão de comprovante de registro com assinatura digital. Além das marcações, pode-se permitir que o empregado realize consultas de espelho de ponto e justificativas.
Os aplicativos de ponto eletrônico reduzem os custos, já que evita a compra do relógio eletrônico de ponto, manutenções do equipamento e bobinas.
Ponto por exceção:
O ponto por exceção é permitido pela Lei da Liberdade Econômica, nesse modelo o colaborador só efetua as marcações quando não está no seu horário padrão de contrato. Isso reduz a quantidade de tratamentos de ponto, pois os funcionários não esquecem de efetuar os registros, o que faz que ocorram menos erros.
Para utilizar o ponto por exceção a empresa precisa de um software de tratamento de ponto que permita a configuração dos horários de cada empregado e aloque os registros na posição correta quando executadas, identificando o turno e se saída ou entrada.
Manutenções centralizadas:
Manutenções de ponto são comuns no fechamento, comprovantes, inclusão de atestados, justificativas, etc. Tudo isso toma tempo, mas pode ser agilizado pelo controle de ponto.
Um software que pensa na eficiência da gestão de frequência identifica de forma automática o que necessita de manutenção (como atrasos e faltas) e alerta o usuário, além de manter todas as manutenções necessárias dos funcionários da empresa em apenas um local, o que facilita e deixa mais rápido o trabalho.
Em um software de tratamento que prioriza a facilidade não é necessário buscar as manutenções , ele te informa isso de forma automatizada. Isso já ajuda na segurança jurídica e evita que ocorrências sem tratamentos sejam enviadas para a folha de pagamento.
Segurança jurídica contra fraudes e erros:
Erros e fraudes no Ponto Eletrônico podem gerar problemas para empresas pequenas, as vezes até levar a falência ou fechamento.
Para evitar esse tipo de problema, a empresa pode contar com um software de tratamento de ponto que tenha controle de acesso por nível de usuário, mantém os históricos e rastreia ações, tudo isso para conseguir saber quem realizou cada modificação.
Além disso, a confiabilidade no fechamento de ponto é necessária para isso, o sistema deve saber o que gera inconsistências, identificar as ocorrências e não permitir o fechamento enquanto isso não foi tratado. O software precisa identificar as ocorrências de ponto de forma automática, comparando a jornada prevista com as marcações realizadas.
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Ocorrências pré-cadastradas:
O sistema de tratamento de ponto deve agilizar e deixar mais fácil o dia a dia do responsável pela gestão de frequência com informações prontas e automações. As ocorrências pré-cadastradas são funcionalidades desse tipo.
Quando há essa facilidade nos programas, todos os tipos de ocorrências como férias, folgas, saídas antecipadas e licenças ficam cadastrados no sistema e estão prontas para lançamentos antecipados.
O ponto eletrônico da a eficiência e confiabilidade que empresas pequenas necessitam na gestão de frequência, para que isso não vire uma questão. Isso é uma saída para quem faz o controle interno quanto para quem deixa a gestão de frequência na contabilidade, já que uma solução em nuvem pode ser acessada de qualquer lugar.
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