É permitido realizar controle de ponto no Excel?

O controle de ponto no Excel é uma alternativa simples e barata para manter a gestão da jornada de trabalho dos funcionários. Entretanto, essa alternativa enfrenta uma séria de questionamentos e riscos em relação a segurança jurídica e integridade dos gastos.

Realizar um controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários e existem diversos meios para isso. Entretanto, em meio a toda essa diversidade é necessário entender os requisitos de segurança e encontrar a solução que melhor atenda sua empresa.

Nesse artigo vamos apresentar o controle de ponto no Excel, como realizá-lo, o que diz a lei e quais os cuidados necessários, confira!

Como funciona o controle de ponto no excel?

O controle de ponto no excel funciona de forma simples, é necessário apenas informar os horários de entrada e saída que a planilha calcula o saldo de horas. Para isso, a planilha deve conter colunas para:

• Identificação do funcionário

• Horário previsto em contrato

• Horário efetuado no dia

• Horas trabalhadas

• Horas extras e negativas

• Saldo de horas do período

É necessário preencher de forma manual os horários de entrada e saída de cada funcionário, essa anotação pode ser feita pelo próprio colaborador ou copiada do livro ponto. É importante ter precisão em cada anotação, não arredondar horários e nem marcar apenas o previsto em contrato, para evitar o ponto britânico.

A Ponto Soft possui uma planilha para controle de ponto, que você pode acessar, conhecer e utilizar em sua empresa: controle de ponto no excel

‍

A lei permite controle de ponto no excel?

Sim, a lei permite o controle de ponto no Excel, pois se encaixa como ponto manual, entretanto essa é apenas a resposta simples. Essa forma não garante para o processo de frequência a integridade e segurança necessárias.

Sobre as formas de registro de ponto, a CLT diz o seguinte em seu artigo 74:

Art. 74.  O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.  

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.  

[...]

Ou seja, existem três formas: mecânico, eletrônico e manual, no qual se encaixa o excel.

As demais regras sobre o controle de ponto estão na Portaria 671/2021 do MTE, que sobre a forma manual diz o seguinte:

Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 - CLT.  

Parágrafo único. É permitida a utilização de registro de ponto manual por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

Art. 95. Quando a empresa adotar registro de ponto manual ou mecânico e a jornada de trabalho for executada integralmente fora do estabelecimento do empregador, o horário de trabalho constará de ficha ou papeleta, que ficará em poder do empregado, devendo ser restituída ao empregador após o término do período de apuração do ponto

Em resumo as regras são:

• Não pode apenas marcar o horário de contrato;

• É permitido o ponto por exceção;

• Em caso de trabalho remoto, o funcionário fica com a ficha para anotar.

Controle de ponto no excel é seguro?

Não, o controle de ponto no excel não é uma forma segura de anotação da jornada de trabalho, tanto para o funcionário como para a empresa. Se levarmos apenas o dito na lei em consideração, é permitido, entretanto, considerando a realidade da justiça de trabalho, o excel se torna um risco.

Alguns motivos pelos quais o controle de ponto no excel não é seguro são:

Integridade dos dados: O Excel é uma ótima ferramenta para uma série de processos e auxilia na gestão de empresas, inclusive na área do RH. Entretanto, quando falamos de controle de ponto, essa ferramenta peca na proteção da integridade dos dados.

No controle de ponto é necessário que o dado de horário de entrada e saída seja íntegro, ou seja, ele não pode ser modificado, caso seja, é necessário ter uma justificativa. O Excel não consegue garantir esse nível de integridade, além disso, é fácil acabar perdendo ou modificando algum horário por engano.

Erro humano: O erro humano é um dos maiores problemas que podem ocorrer no processo de gestão de ponto, principalmente aqueles feitos "sem querer". No controle de ponto por excel existem muitas possibilidades de erro, tanto na hora de informar os horários de funcionário, nos cálculos diários e no fechamento.  

Possibilidade de fraudes: O controle de ponto no excel aumenta a possibilidade de fraudes. Como não ocorre uma validação, o funcionário facilmente pode alterar o horário de marcação, incluindo minutos ou horas a mais.

Confiança dos funcionários: Executar a gestão de frequência pelo excel também coloca em risco a confiança do funcionário na empresa. Pelo conjunto de tudo o que foi citado acima, a vulnerabilidade e facilidade em erros, o colaborador não confia plenamente que seu pagamento está em conformidade com o que é executado em horas. Isso tudo gera uma desconfiança e possíveis processos trabalhistas.

Validade em processos trabalhistas: Por fim, o controle de ponto no excel tem pouca validade em processos trabalhistas, não é uma solução que garante integridade, fornece auditorias e permite uma gestão segura. Desta forma, em caso de processos a empresa pode acabar perdendo, além de possíveis multas em fiscalizações.

Quais opções de controle de ponto?

Até agora mostramos como o controle de ponto por excel não é o indicado para utilizar nas empresas, agora vamos mostrar quais as soluções ideais:

O controle de ponto eletrônico é a melhor solução a nível de segurança jurídica, integridade de dados e agilidade para o RH. Além disso, também é uma forma com alto custo-benefício.

Uma boa forma de controle de ponto eletrônico reduz o tempo aplicado no processo e as chances de um processo trabalhista, reduzindo gastos a longo prazo. Algumas das soluções são:

Reconhecimento facial: O controle de ponto por reconhecimento facial permite integração das marcações e cálculos em tempo real. Para o funcionário, o horário do registro é armazenado com precisão e com a certeza de que o colaborador não está cometendo algum tipo de fraude.

Ponto por app: Para mais mobilidade é possível utilizar um aplicativo para controle de ponto, com armazenamento da geolocalização. As vantagens de integração e agilidade seguem as mesmas do reconhecimento facial.

Além dessas duas opções, existe uma série de formas de registro de ponto, fale com a equipe da Ponto Soft para saber mais!

‍